Manualistica Tecnica: come gestirla al meglio. Tool e nuovi software a confronto

Nella redazione di un manuale tecnico è fondamentale seguire le indicazioni dettate dalla Direttiva Macchine 2006/42/CE, per ottenere un documento di qualità e che difenda l’azienda da ogni possibile rischio legale e sanzionatorio. Per i redattori di manuali questa prima frase può sembrare scontata, ma dopo oltre 10 anni di esperienza, in cui ci siamo trovati a tradurre, allineare e revisionare milioni di manuali di ogni tipo di macchinario e settore, sentiamo il bisogno di dirvi che non è affatto scontato.

Le istruzioni sono un documento con valenza legale

Un manuale è il documento che accompagna obbligatoriamente un macchinario per tutto il ciclo della sua vita e ne definisce le regole d’uso e manutenzione. È un vero e proprio biglietto da visita: sia della macchina cui si riferisce che dell’azienda che l’ha prodotta. La qualità e la cura delle informazioni che fornisce, infatti, è sinonimo dell’attenzione che l’azienda produttrice rivolge ai suoi clienti. Tenendo conto delle continue innovazioni, la linea guida per la redazione del manuale di istruzioni e d’uso di una macchina è costituita dall’ormai famoso elenco previsto dall’ allegato I, punto 1.7 della direttiva macchine, che per prima ne ha stabilito l’obbligo.
Come riporta la stessa normativa al punto 1.7.4 1 nei principi generali di redazione è previsto che:

   a) Le istruzioni devono essere redatte in una o più lingue ufficiali della Comunità. Il fabbricante o il suo mandatario si assume la responsabilità di tali istruzioni apponendovi la dicitura "Istruzioni originali".

   b) Qualora non esistano "Istruzioni originali" nella o nelle lingue ufficiali del paese di utilizzo della macchina, il fabbricante o il suo mandatario o chi immette la macchina nella zona linguistica in questione deve fornire la traduzione nella o nelle lingue di tale zona. Tali traduzioni devono recare la dicitura "Traduzione delle istruzioni originali".

   c) Il contenuto delle istruzioni non deve riguardare soltanto l'uso previsto della macchina, ma deve tener conto anche dell'uso scorretto ragionevolmente prevedibile.

   d) In caso di macchine destinate all'utilizzazione da parte di operatori non professionali, la redazione e la presentazione delle istruzioni per l'uso devono tenere conto del livello di formazione generale e della perspicacia che ci si può ragionevolmente aspettare da questi operatori.

In sostanza è necessario che la comunicazione sia chiara e immediatamente comprensibile. Come riporta la normativa, sia nella lingua del Paese di origine del macchinario sia nelle lingue dei Paesi in cui verrà utilizzato. Le stesse caratteristiche e la stessa efficacia comunicativa devono essere mantenute in qualsiasi lingua venga tradotto il manuale.

Nella stesura va tenuto conto del tipo di operatore che utilizzerà il manuale. Dare per scontata la formazione, la competenza linguistica e culturale del destinatario vuol dire avere una visione incompleta e rischiosa. Un manuale per una pressa meccanica può essere utilizzato da un tecnico specializzato così come da un operaio inesperto. Il differente livello culturale dei due può essere causa di incidenti e quindi diretta responsabilità dell’azienda produttrice del macchinario e quindi del manuale.

Rispettare le diverse destinazioni d’uso e le direttive vigenti è quindi essenziale per garantire la miglior efficacia di supporto possibile.

Word e InDesign: i programmi più usati per la scrittura hanno dei limiti

La redazione di un manuale richiede l’intervento di più persone, ognuna delle quali, anche in momenti diversi, inserisce contenuti o apporta modifiche in relazione al suo ruolo professionale.

Spesso si affida la gestione della propria manualistica a programmi di produzione editoriale come MS Word e InDesign. Utilizzati a livello professionale, sono strumenti utili per la creazione dei tuoi documenti. Eppure hanno qualche difetto da non sottovalutare.

Se anche tu usi questi programmi, ti sarai reso conto che servono ore e ore di lavoro per arrivare a una versione definitiva. Software come quelli, se importanti per certe attività, si rivelano limitanti per altre. Nell’effettuare modifiche su un primo contenuto, senza cancellarlo definitivamente, si creano tante copie quante sono state le revisioni. Il risultato? Milioni di versioni da cui sembra impossibile venir fuori.

I software di nuova generazione: una rivoluzione per la gestione della manualistica

Come rimediare ai problemi di gestione della tua manualistica? Scegliere software innovativi capaci di guidarti nella redazione dei tuoi contenuti, rendendo la tua attività più semplice e veloce.

Contexto, il software pensato e sviluppato da Nexo per la gestione della stesura dei manuali può essere il vero valore aggiunto all’ottimizzazione di tempo e costi del lavoro dei tecnici.

La memoria di cui dispone garantisce la creazione di un vero e proprio archivio di immagini e termini sempre disponibili. La generazione automatica di un database matrice e l’archiviazione per categorie e tag permette di avere uno storico delle versioni precedenti consultabile in qualsiasi momento. Non sarai più costretto a creare copie su copie dello stesso file per non perdere i contenuti vecchi e nuovi.

Più che uno strumento di gestione dei manuali, questo software è un vero e proprio strumento strategico di business, che permette di migliorare la tua produttività risparmiando tempo e denaro.

Valore aggiunto del software è la gestione dei manuali tradotti. Contexto permette la generazione dei livelli linguistici. Una volta tradotto il “manuale madre” in italiano questo viene reimportato nel programma in maniera automatica. Questa importazione genera un livello che possiamo chiamare livello “lingua 1” che risponde direttamente al “manuale madre”. Nel caso di modifiche o aggiunte al file italiano il software permette di andare ad individuare ed esportare solo il nuovo risparmiando tempo nella ricerca e budget per la traduzione.

Rivoluzionano, nel verso senso della parola, il tuo modo di operare, snellendo i tempi e garantendoti anche un risparmio in termini di costi.

I punti di forza dei gestionali, i tuoi vantaggi

I software per la gestione della manualistica come Contexto automatizzano e semplificano l’intero processo di redazione e revisione dei tuoi contenuti. Vediamo da vicino quali benefici apportano alla tua attività.

  • La novità sta nel rendere centralizzati i tuoi contenuti. Ogni utente che ha parte attiva nella gestione della documentazione tecnica avrà un suo specifico accesso. Questo evita modifiche non autorizzate e assicura il massimo controllo del flusso di redazione. Gestire i manuali diventa un’attività perfettamente strutturata e la collaborazione tra gli utenti aumenta.

 

  • Grazie alla gestione ottimizzata dei contenuti, il processo di redazione e revisione viene standardizzato e questo significa riduzione dei costi e dei tempi di lavorazione. La tua produzione si velocizza in ogni sua fase. Niente più sprechi inutili.

 

  • Parola d’ordine semplicità. Questi software innovativi non solo facilitano la gestione dei tuoi manuali. Il loro stesso utilizzo è semplice e intuitivo. Bastano poche ore di formazione per rendere operativi gli utenti. I template già impostati aiutano nella compilazione dei contenuti. L’esportazione stessa dei testi per la traduzione e la loro successiva reimportazione diventano immediate.

 

  • I gestionali per la manualistica garantiscono la piena conformità alle normative comunitarie vigenti e sono dotati di una guida interna che indica le giuste modalità di redazione del tuo manuale in linea con quelle direttive. Realizzare manuali nel rispetto dei requisiti di sicurezza necessari è una forma di tutela per la tua azienda. Di conseguenza, se la tua documentazione tecnica è a norma, acquisisci maggiore autorevolezza e competitività agli occhi dei tuoi utenti.

 

Software come questi sono il valore aggiunto per offrire contenuti tecnici di qualità e ricevere in cambio vantaggi in termini di tempo ed economicità.

Vuoi capire meglio come applicare i software per la manualistica nella tua azienda? Ti servono maggiori dettagli tecnici?

Scopri come possiamo aiutarti.

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